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Das deutsche Umsatzsteuerrecht enthält viele Vorgaben, die darüber bestimmen, wie eine Rechnung auszusehen hat. Diese inhaltlichen Anforderungen sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Hinblick auf den Vorsteuerabzug des Empfängers der Rechnung. Den Abzug macht der Gesetzgeber nämlich vom Vorhandensein der Pflichtangaben abhängig.

Unternehmen und Freiberufler haben die Möglichkeit, die Vorsteuer betriebsbedingter Aufwendungen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zurückerstatten zu lassen. Dieser Vorsteuerabzug ist jedoch an bestimmte rechtliche und formale Voraussetzungen geknüpft. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (USTAE) wird insbesondere die Wichtigkeit vollständiger Angaben betont. Als Empfänger der Rechnung sind Sie verpflichtet, die Eingangsrechnung dahingehend zu überprüfen.

Die Pflicht zur Rechnungserstellung hängt grundsätzlich nicht von der Steuerpflicht ab. Somit muss auch eine Rechnung erstellt werden, wenn die Umsätze steuerbefreit sind. Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird ebenfalls als Rechnung betrachtet. Auf dem Abrechnungsdokument muss der Begriff „Gutschrift“ verwendet werden.

Nutzt der Leistungserbringer einen Aliasnamen, ist die Identifizierung durch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) oder der Steuernummer ausreichend, um die geforderte eindeutige Identifizierung sicherzustellen.

Wünschen Sie eine kompetente Beratung zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung?

Die Eingangsrechnung muss folgende Angaben enthalten:

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Um von den Möglichkeit des Vorsteuerabzugs Gebrauch machen zu können, müssen die formalen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllt werden. Bei Nichtvorhandensein der Pflichtangaben ist gemäß § 15 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) kein Abzug der Vorsteuer für diese konkrete Rechnung möglich. Prüfen Sie deshalb jede Eingangsrechnung auf ihre Vollständigkeit. Wenn Sie dabei feststellen, dass Angaben fehlen, sollten Sie bei Ihrem Vertragspartner umgehend eine Korrektur der Rechnung anfordern.

Eine Unterschrift ist übrigens nicht erforderlich, damit die Rechnung alle Anforderungen hinsichtlich der Pflichtangaben erfüllt. Wichtig ist insbesondere eine eindeutige Leistungsbeschreibung. Eine fehlende Leistungsbeschreibung wird als Indiz für eine Scheinlieferung angesehen. Achten Sie auch darauf, dass die Leistung möglichst konkret und nachvollziehbar beschrieben wird. Pauschale Begriffe, die nicht näher spezifiziert werden, reichen nicht aus.

Möchten Sie mehr über die formellen Voraussetzungen von Rechnungen erfahren? Wir stehen Ihnen gerne für eine kompetente Beratung zur Verfügung.

Die Rechnung für eine Lieferung oder Leistung ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Diese Vorgabe gilt nicht, wenn es sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson handelt. Doch auch in dieser Hinsicht gibt es eine Ausnahme. Um die Schwarzarbeit zu bekämpfen, wurde 2004 gesetzlich festgelegt, dass für Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, auch dann die Pflicht zur Rechnungserstellung innerhalb von sechs Monaten gilt, wenn es sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson handelt. 

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung muss nicht mit dem Zeitpunkt der Leistungserstellung übereinstimmen. Wird eine Lieferung versendet, erfolgt die Rechnungstellung am Tag der Versendung, denn der Lieferant hat keinen Einfluss darauf, wann die Ware beim Empfänger eintrifft. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist es erforderlich, dass der Rechnungsempfänger diesem Weg der Rechnungsübermittlung zustimmt. Elektronisch Rechnungen sind Papierrechnungen ansonsten gleichgestellt.

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Sei es der Firmenausflug im Sommer oder die Weihnachtsfeier in der kalten Jahreszeit: Es gibt viele Gelegenheiten, die Sie zum Anlass nehmen können, zu einer Betriebsveranstaltung einzuladen. Bis zu einem bestimmten Betrag können Aufwendungen für die Veranstaltung dabei sogar steuerfrei getätigt werden.

Betriebsveranstaltungen sind eine hervorragende Möglichkeit, sich bei Ihrem Team für die produktive Zusammenarbeit zu bedanken und das Betriebsklima ebenso wie die Motivation zu verbessern. Das bedeutet: Betriebsveranstaltungen werden im Interesse des Arbeitgebers durchgeführt und deshalb sind die dafür erforderlichen Aufwendungen bis zu 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung steuerfrei.

Damit die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit gegeben sind, müssen alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, an der Betriebsveranstaltung teilzunehmen. Wird nur ein bestimmter Kreis der Mitarbeiter eingeladen, muss nachgewiesen werden, dass dadurch keine Benachteiligung der anderen Angestellten entsteht. Jeder Ihrer Mitarbeiter kann zweimal im Jahr derart steuerbegünstigt an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Bieten Sie mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr an, müssen sich die Mitarbeiter entscheiden, welche der Veranstaltungen von der Steuer befreit sein sollen. 

• Weihnachtsfeier
• Oktoberfest
• Feier zum Firmenjubiläum
• Treffen der Jubilare
• Treffen der Pensionäre
• Betriebsausflüge

Grundsätzlich muss die Betriebsveranstaltung einen gesellschaftlichen Charakter aufweisen und auf Betriebsebene stattfinden. Teilnehmen können Betriebsangehörige nebst Begleitung, Mitarbeiter anderer Firmen aus einem Konzernverbund und Leiharbeitskräfte. Der Status der Mitarbeiter ist unerheblich. Sowohl aktive auch ehemalige Angestellte, Referendare oder Praktikanten sowie deren Begleitpersonen dürfen an der Veranstaltung teilnehmen. Darüber hinaus können auch betriebsfremde Personen eingeladen werden, deren Zahl darf jedoch nicht die Zahl der Betriebsangehörigen überschreiten.

Sind Sie an weiteren Informationen zum Thema steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen interessiert?

Zu den steuerbegünstigten Zuwendungen zählen:

Alle Zuwendungen, die im Zusammenhang mit der jeweiligen Betriebsveranstaltung stehen, sind bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter steuerbefreit möglich. Jeder Mitarbeiter kann zweimal pro Jahr diesen Steuervorteil nutzen.

Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer stets Teil dieser Aufwendungen ist. Nicht steuerbefreit sind anteilige Buchhaltungskosten für die Buchung der Aufwendungen der Betriebsveranstaltung sowie Energie- und Wasserkosten, die in den eigenen Räumlichkeiten anfallen.

Sind Sie hinsichtlich der korrekten Buchung der Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen unsicher? Es gehört zu den Leistungen unserer Steuerberatungsgesellschaft Sie in jeder Hinsicht umfassend zu beraten.

Arbeitnehmer dürfen bis zu 110 Euro pro Betriebsfeier steuerfrei erhalten. Beträge, die darüber hinausgehen, sind geldwerte Vorteile und werden steuerpflichtig erfasst. Der Arbeitgeber darf diese geldwerten Vorteile mit 25 Prozent pauschal versteuern. Macht der Arbeitgeber nicht von der Pauschalversteuerung Gebrauch, muss die Buchhaltung für jeden Arbeitnehmer dessen individuellen Steuersatz anwenden.

Die Kosten der Betriebsveranstaltung werden auf die Arbeitnehmer, die an der Veranstaltung teilgenommen haben und ihre Begleitpersonen verteilt. Dabei werden die Aufwendungen jeder Begleitperson demjenigen Arbeitnehmer zugerechnet, den sie begleitet hat. Werden im Rahmen der Betriebsfeier Sachgeschenke überreicht, sind diese wertmäßig auf die 110 Euro anzurechnen.

Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter ein Recht darauf haben, dass eine Betriebsfeier veranstaltet wird, wenn dies drei Jahre in Folge der Fall war? Darüber, wie Sie derartige Automatismen vermeiden und sich auch gegen andere Fallstricke im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen wappnen, informieren wir Sie gern im Rahmen eines persönlichen Beratungsgesprächs.  

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Haben Sie absolute Gewissheit über die versicherungsrechtliche Stellung all Ihrer Angestellten und Auftragnehmer? Sollten Sie sich in einzelnen Fällen nicht sicher sein, ob eine Tätigkeit oder Beschäftigung in der Sozialversicherung versicherungspflichtig ist, leiten Sie bei der Clearingstelle ein Statusfeststellungsverfahren ein.

Jeder Arbeitgeber und Auftraggeber ist dazu verpflichtet zu prüfen, ob eine sozialversicherungspflichtige abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Beschäftigung vorliegt. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, sollten Sie vorsorglich den Sachverhalt überprüfen lassen, um sich davor zu schützen, später Beiträge zur Sozialversicherung nachzahlen zu müssen. Möchten Sie mehr über das Thema Sozialversicherungspflicht erfahren? Dann vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein persönliches Beratungsgespräch mit den Experten von HZT. Das deutsche Sozialversicherungsrecht ist ebenso wie das Steuerrecht komplex und somit von Laien kaum zu durchschauen. Mit unserer Beratung sind Sie jedoch jederzeit auf der sicheren Seite und können sich vor finanziellen Nachteilen schützen. Außerdem bietet Ihnen unser Service die Möglichkeit, sich auf Ihr Business zu konzentrieren – denn die Finanzen Ihrer Firma sind in den besten Händen. 

Sie können bei Zweifeln am Status eines Arbeitnehmers oder Auftragnehmers eine versicherungsrechtliche Klärung herbeiführen, indem Sie bei der Clearingstelle mit einem Antrag eine entsprechende Anfrage einleiten. Die aktive Beantragung der Statusfeststellung ist nur dann nicht erforderlich, wenn keine Zweifel am Status des Angestellten oder Auftragnehmers bestehen oder wenn die Clearingstelle diese Prüfung automatisch vornimmt.

In folgenden Fällen wird das Statusfeststellungsverfahren automatisch eingeleitet:

• Beschäftigung von Ehegatten
• Beschäftigung von Lebenspartnern
• Beschäftigung von Abkömmlingen (Kinder, Enkel)
• Beschäftigung von geschäftsführenden Gesellschaftern

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Das Statusfeststellungsverfahren ist gleichwertig mit den Verfahren der Rentenversicherung und der Einzugsstellen. Dieses Verfahren ist empfehlenswert, wenn keine automatische Statusfeststellung erfolgt. Sie erhalten eine verbindliche Statusentscheidung, die für alle Sozialversicherungsträger gilt. Ein Beispiel für die Notwendigkeit einer solchen Statusfeststellung ist eine Eheschließung des Inhabers mit einer der Angestellten, die zu einer Statusänderung der Beschäftigten führt, aber nicht meldepflichtig ist. Das Statusfeststellungsverfahren kann sowohl vom Arbeit- oder Auftraggeber als auch vom Arbeit- oder Auftragnehmer eingeleitet werden. Wurde jedoch bereits durch den Rentenversicherungsträger oder durch eine Einzugsstelle ein Statusfeststellungsverfahren durchgeführt oder aktuell eingeleitet, können Sie keinen weiteren Antrag bei der Clearingstelle einreichen.

Damit der Status geklärt werden kann, müssen der Clearingstelle alle erforderlichen Dokumente schriftlich zur Verfügung gestellt werden. Zu den Dokumenten gehört ein Fragebogen, der zur Ermittlung des Gesamtbildes der Tätigkeit ausgefüllt werden muss. Die Clearingstelle teilt den Beteiligten vor der Entscheidung mit, wie das Ergebnis ausfallen wird. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten Gelegenheit erhalten, sich zur Entscheidung zu äußern oder weitere Sachverhalte nachzuweisen, die zu einer Änderung der beabsichtigten Entscheidung führen könnten. Abschließend wird die Clearingstelle einen Bescheid erlassen und diesen rechtsbehelfsfähig begründen. Von diesem Bescheid erhält die Einzugsstelle eine Durchschrift. Sie können den Bescheid mittels Einspruch anfechten und auch davon wird die Einzugsstelle automatisch informiert.

Möchten Sie mehr über das Verfahren der Statusfeststellung erfahren und sich im Hinblick auf die Sozialversicherungspflicht Ihrer Angestellten und Auftragnehmer beraten lassen? Dann nehmen Sie jetzt direkt mit uns Kontakt auf und vereinbaren Sie Ihren individuellen Beratungstermin.

Wir sind Ihre kompetenten Ansprechpartner für folgende Leistungen:

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Gilt die Sozialversicherungspflicht auch für geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH oder gelten Gesellschafter-Geschäftsführer als Selbstständige? Diese Frage stellt sich immer wieder bei der Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen. In diesem Blogbeitrag liefern wir Ihnen endlich eine Antwort und nennen Ihnen die wichtigsten Beurteilungskriterien.

Die Entscheidungsbefugnisse von Gesellschafter-Geschäftsführern sind weitreichend. So wurde lange Zeit als Argument für eine Sozialversicherungsfreiheit genutzt, dass Geschäftsführer sämtliche Unternehmensentscheidungen treffen beziehungswiese sich Weisungen der Gesellschafterversammlung rein faktisch widersetzen können. Heutzutage reichen diese Annahme aufgrund von Änderungen in der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts jedoch nicht mehr aus für eine grundsätzliche Befreiung von der Sozialversicherungspflicht.

Urteile des Bundessozialgerichts legen den Fokus bei der Beurteilung nun auf die Rechtsmacht von Gesellschafter-Geschäftsführern im Innenverhältnis. So unterliegen Geschäftsführer trotz ihrer zusätzlichen Stellung als Gesellschafter auch dann der Sozialversicherungspflicht, wenn sie weniger als 50 % der Geschäftsanteile an der Gesellschaft halten und sie damit abhängig von Weisungen der Gesellschafterversammlung sind.

Weisungsunabhängige Geschäftsführer werden rechtlich weiterhin nicht als Arbeitnehmer eingestuft. Die Beurteilung, ob eine Weisungsunabhängigkeit vorliegt und die Sozialversicherungspflicht entfällt, ist im Einzelfall nicht einfach.

Geschäftsführer sind nur dann Arbeitnehmer, wenn sie entweder keine oder nur sehr geringe Anteile an der GmbH besitzen und im Hinblick auf den Ort und die Zeit ihrer Tätigkeit vertraglich von den Weisungen der Gesellschafterversammlung abhängig sind. Die Bezeichnung des Geschäftsführers spielt dabei keinen Rolle. Es ist deshalb nicht möglich zu verhindern, dass ein Geschäftsführer als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer eingestuft wird, indem der Anstellungsvertrag als Dienstvertrag deklariert wird.
Geschäftsführer, die über keinerlei Beteiligung an der GmbH verfügen und ihre Tätigkeit gemäß den Weisungen der Gesellschafterversammlung ausführen, sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtige Angestellte. Ein angestellter Geschäftsführer verfügt weder über die Weisungsunabhängigkeit noch über das wirtschaftliche Risiko, das charakteristisch für eine selbstständige Tätigkeit ist.
Alle Fälle, bei denen eine geringe Beteiligung an der GmbH vorliegt, müssen differenziert betrachtet werden. Die frühere Rechtsprechung orientierte sich bei der Beurteilung des Sachverhalts nicht nur an der Höhe der Beteiligung. Auch Geschäftsführer ohne jeden Anteil konnten als weisungsungebunden eingestuft werden, weil beispielsweise aufgrund spezieller Branchenkenntnisse eine Machtposition vorlag („Kopf und Seele Rechtsprechung“). Die aktuelle Rechtsprechung geht davon aus, dass Geschäftsführer nur dann selbstständig sind, wenn sie mindestens über die Hälfte der Anteile oder eine qualifizierte Sperrminorität verfügen. Machtpositionen aufgrund anderer Faktoren begründen keine Selbstständigkeit und damit auch keine Sozialversicherungsfreiheit, denn diese sind nicht mit einer rechtlichen Weisungsunabhängigkeit gleichzustellen („Schönwetter-Selbstständigkeit“).
Um den sozialversicherungsrechtlichen Status eines Geschäftsführers rechtssicher zu beurteilen, stehen wir Ihnen für eine kompetente Beratung zur Verfügung.

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Übt der Geschäftsführer einen maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung aus, ist von einer Weisungsunabhängigkeit auszugehen. Dementsprechend ist ein geschäftsführender Gesellschafter, der über eine Anteilsmehrheit verfügt, grundsätzlich kein Arbeitnehmer. Gleiches gilt für Geschäftsführer, die zwar nicht über eine Mehrheit an Anteilen jedoch über eine vertraglich festgelegte Sperrminorität verfügen und somit alle Beschlüsse der Gesellschafterversammlung blockieren können. Treffen diese beiden Szenarien nicht zu, ist es möglich, dass sich der Geschäftsführer in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis befindet und somit sozialversicherungspflichtig ist. Es ist jedoch ebenso möglich, dass ein Geschäftsführer gar keine Anteile an der GmbH besitzt und dennoch kein Arbeitnehmer ist, weil er weisungsunabhängig agieren kann.

Kriterien zur Beurteilung des Weisungsrechts:

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Grundsätzlich gelten bei der Sozialversicherungspflicht für im Betrieb mitarbeitende Familienangehörige die gleichen Kriterien wie für alle anderen nicht verwandten Arbeitskräfte. Voraussetzung ist, dass ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Weil die Linien zwischen familiärer Mithilfe im Betrieb und einem tatsächlichen Arbeitsverhältnis oftmals verschwimmen, ist eine konkrete Abgrenzung dringend nötig, aber gleichzeitig auch schwierig.

Mitarbeitende Familienangehörige profitieren von den Vorteilen der Sozialversicherungspflicht und erhalten beispielsweise Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung, wenn das Beschäftigungsverhältnis aufgelöst wird. Allerdings ist die Voraussetzung dafür, dass eine Sozialversicherungspflicht besteht, ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis inklusive der Einbindung des Familienangehörigen in den Betrieb und der Weisungsgebundenheit.

Es ist in der Praxis nicht einfach abzugrenzen, ob es sich um ein reguläres Beschäftigungsverhältnis oder eine familienhafte Unterstützung handelt. Ob tatsächlich eine Versicherungspflicht besteht, kann anhand der Überprüfung verschiedener Kriterien gecheckt werden.

Wünschen Sie eine solche Prüfung oder eine rechtssichere Beratung zum Thema mitarbeitende Familienangehörige, um von Anfang an auf der sicheren Seite zu sein? Dann nehmen Sie jetzt direkt mit uns Kontakt auf, um einen unverbindlichen Beratungstermin zu vereinbaren.

Bei der Beurteilung, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht, wird analysiert, ob es sich insgesamt hauptsächlich um eine abhängige oder eine selbstständige Tätigkeit handelt. Die Beschäftigung von Familienangehörigen wird somit differenzierter betrachtet als Arbeitsverhältnisse, die mit Fremden geschlossen werden.

Jedes reguläre abhängige Beschäftigungsverhältnis begründet eine Sozialversicherungspflicht. Häufig resultieren die monetären Leistungen, die an den Familienangehörigen gezahlt werden, jedoch aus einer Unterhaltspflicht und somit nicht originär aus der Arbeitsleistung. Der Familienangehörige erbringt die Arbeitsleistung aufgrund der familiären Verbindung und nicht aufgrund eines regulären Arbeitsverhältnisses. Es handelt sich dabei also nicht um die Zahlung eines Gehalts im eigentlichen Sinne.

Ein weiterer Faktor, der gegen ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis spricht, ist die Tatsache, dass Familienangehörige ihre Leistungen oft weisungsungebunden erbringen.

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Im Zweifelsfalls werden die genauen Umstände des Falls beurteilt, um einen Scheinvertrag auszuschließen. Sie müssen nachweisen, dass tatsächlich ein reguläres Beschäftigungsverhältnis vorliegt, bei dem die Arbeitsleistung mit einem vereinbarten Entgelt entlohnt wird. Zum Schein geschlossene Arbeitsverträge sind nichtig und können keine Sozialversicherungspflicht begründen.

Bei der Anmeldung eines nahen Familienangehörigen muss das Schlüsselkennzeichen „1“ angegeben werden. Aufgrund dieses Kennzeichens wird von der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren eingeleitet, das mit der Feststellung, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht, abgeschlossen wird. Wurde in diesem Bescheid eine Sozialversicherungspflicht festgestellt, ist die Bundesagentur für Arbeit ebenfalls daran gebunden. In diesem Fall können sich die mitarbeitenden Familienangehörigen sicher sein, dass ihnen Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung zustehen.

Zumindest was die Einstellung naher Angehöriger betrifft, sind Sie als Arbeitgeber durch das Statusfeststellungsverfahren abgesichert. Was gilt jedoch bei der Einstellung von Neffen und Nichten, Schwiegerkindern oder Verlobten? In diesen Fällen ist es empfehlenswert, sich kompetent beraten zu lassen.

Sie planen die Einstellung eines Familienangehörigen und möchten dabei von Anfang an die Weichen korrekt stellen, um späteren Problemen vorzubeugen? Dann vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine individuelle Beratung bei HZT.   

Kriterien für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis:

Zur Familie gehören in diesem Zusammenhang:

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Wenn Sie sich mit Ihrer eigenen Geschäftsidee selbstständig machen wollen, lohnt es sich eher früh als spät, über das Thema Steuern nachzudenken. Denn neben steuerlichen Pflichten gibt es zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten und Steuertipps für Existenzgründer, die Ihnen den Start erleichtern können.

Für Existenzgründer ist es besonders wichtig, sich von einem erfahrenen Steuerberater unterstützen zu lassen. Schon bei der Wahl der Rechtsform werden Weichen gestellt, über deren Konsequenz man sich bewusst sein sollte. Außerdem erläutert der Steuerberater die Rechte und Pflichten der Existenzgründer und hilft dabei, die legalen Potenziale der Steuereinsparung zu nutzen. Vermeiden Sie es, zu Beginn der Geschäftstätigkeit folgenschwere Fehler zu machen, die bares Geld kosten und zu Konflikten mit dem Finanzamt führen. Leider werden gerade in der aufregenden und fordernden Phase der Existenzgründung betriebswirtschaftliche und steuerrechtliche Aspekte vernachlässigt.

Unser Steuerberater wird darauf achten, dass von Anfang an eine strukturierte Finanzbuchhaltung und Bilanzierung erfolgt und der Jahresabschluss bereits im ersten Geschäftsjahr revisionssicher erstellt wird.

Sie können alle Anschaffungen, die für die Existenzgründung notwendig sind, als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Wenn in der Anfangsphase die Einnahmen geringer sind als die Ausgaben, wird die Umsatzsteuer vollständig erstattet. Außerdem können KMU Rücklagen für die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern für die Firma bilden. Diese Rücklagen mindern das zu versteuernde Einkommen und wirken somit wie eine Steuerstundung, aus der sich sowohl Zins- als auch Liquiditätsvorteile ergeben. Die Berater der HZT Steuerberatungsgesellschaft erläutern alle steuerlich relevanten Tatbestände und helfen, die Vorteile zu realisieren.

Wenn Ihre Umsätze jährlich 500.000 Euro nicht überschreiten, können Sie als Existenzgründer einen Antrag stellen, sodass die Ist-Versteuerung greift. Dabei müssen Sie die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abführen, wenn Ihr Kunde tatsächlich bezahlt hat. Profitieren Sie von der Kompetenz des Teams der HZT Steuerberatungsgesellschaft, das Ihnen dabei hilft, Steuersenkungspotenziale zu nutzen und von Anfang an die Buchhaltung und den Jahresabschluss revisionssicher zu gestalten.

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Die Buchhaltung sollte von Anfang an ordnungsgemäß und zeitnah erfolgen. Auch hierbei gilt, dass sich Existenzgründer, die nicht über die nötige Ausbildung verfügen, von einem Steuerberater unterstützen lassen sollten. Dieser nimmt für Sie außerdem die Umsatzsteuervoranmeldung vor und erläutert Ihnen, ob es sinnvoll ist, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Die Umsatzsteuervoranmeldung gehört zu den Pflichten jedes Selbstständigen und jeder Firma. In den ersten beiden Jahren muss sie monatlich erfolgen. Danach bleibt es beim monatlichen Turnus, wenn die eingenommene Umsatzsteuer mehr als 7.500 Euro beträgt, ansonsten muss die Voranmeldung vierteljährlich erfolgen. Nehmen Sie weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer pro Jahr ein, reicht eine jährliche Umsatzsteuererklärung aus.

Schon im Jahr vor der geplanten Gründung sollten Sie alle Möglichkeiten nutzen, Steuern zu sparen. Verluste und Betriebsausgaben senken Ihre Steuerlast und können dem Finanzamt als vorweggenommene Betriebsausgaben gemeldet werden. Zu diesen Kosten gehören Fahrtkosten im Zusammenhang mit der Gründung, Kosten für Fachliteratur, Telefon oder Porto, Honorare für Rechtsanwälte und Steuerberater, Kosten für Seminare oder den Besuch einer Gründermesse. Sind keine positiven Einkünfte vorhanden (weil die Gründung beispielsweise aus der Arbeitslosigkeit erfolgte), können Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben als Verlustrücktrag buchen, der später mit positiven Einkünften verrechnet wird.

Wenn der Vorjahresumsatz unter 17.500 Euro lag und der Umsatz des laufenden Jahres 50.000 Euro nicht übersteigt, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann müssen Sie bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausweisen. Dann ist allerdings auch keine Verrechnung der Vorsteuer für Betriebsausgaben möglich. Mit der Kleinunternehmerregelung wird einerseits der Verwaltungsaufwand reduziert und andererseits können Sie Privatkunden einen Preisvorteil von 19 Prozent bieten und sind somit konkurrenzfähiger. Das ist insbesondere zu Beginn der Geschäftstätigkeit ein großer Vorteil.

Außerdem werden folgenden Fragen geklärt:

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Eigentlich ist die Rechnung ganz simpel: Kauft ein Unternehmer Waren, handelt es sich dabei um einen Betriebsaufwand. Verkauft er Waren, wird das als Betriebseinnahme erfasst. Doch was geschieht, wenn Waren den Weg ins Verkaufsregal erst gar nicht finden, weil Sie sie privat entnommen haben?

Immer wenn Geld oder Vermögensgegenstände für Privatzwecke aus Ihrem Betrieb entnommen werden, handelt es sich um eine Privatentnahme, die steuerlich berücksichtigt werden muss.
Vielen Selbstständigen ist nicht bewusst, dass es im Falle einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen kommen wird, wenn regelmäßig über das Geschäftskonto private Einkäufe getätigt oder Rechnungen für Versicherungen bezahlt werden. Privatentnahmen werden von Steuerprüfern besonders akribisch kontrolliert. Die Experten für Unternehmensbesteuerung der HZT Steuerberatungsgesellschaft erläutern Ihnen genau, worauf bei der korrekten Buchung von Privatentnahmen, aber auch von Privateinlagen geachtet werden muss, um Konflikte mit den Finanzbehörden zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Privatentnahmen nicht wie Betriebsausgaben behandelt werden, die den Gewinn und somit die Steuern reduzieren. Wird Bargeld entnommen, folgt daraus eine Verringerung der Liquidität und des Betriebsvermögens, nicht jedoch des Gewinns. Gleiches gilt selbstverständlich für Privateinlagen. Überweisen Sie 1.000 Euro vom privaten Girokonto auf das Betriebskonto, weil Sie die Liquidität benötigen, steigt dadurch nicht der Gewinn. Es handelt sich dabei nicht um einen mit der Firma erwirtschafteten Umsatz. Um diese Trennung von privaten Kosten und Betriebsausgaben sowie von privaten Einlagen und Umsatz nachvollziehbar zu gestalten, werden Privateinlagen und Privatentnahmen gesondert gebucht. In der Buchungssystematik dürfen diese gesonderten Konten keine Auswirkungen auf den Gewinn haben.

Welche Arten von Privatentnahmen werden unterschieden?

Wenn Sie bei der Buchung Ihrer privaten Ausgaben und Einnahmen auf eine sinnvolle Aufschlüsselung achten, wird die Erledigung der Steuererklärung vereinfacht. Außerdem wird Ihre Buchhaltung einer Steuerprüfung problemlos standhalten. Betriebsprüfer werden misstrauisch, wenn nicht nachvollziehbare Buchungen zwischen privaten und geschäftlichen Konten an der Tagesordnung sind. Gleiches gilt für Firmen, bei denen Privatentnahmen wahrscheinlich sind (beispielsweise Fleischereien, Bäckereien oder Kfz-Werkstätten), aber nicht gebucht wurden. Ungeklärte Buchungsvorgänge können den Betriebsprüfer dazu veranlassen, dass er Schätzwerte ansetzt, die zu einer höheren Besteuerung führen, als eigentlich sachlich gerechtfertigt wäre. Es zahlt sich somit in jedem Fall aus, den kompetenten Service eines Steuerberaters zu nutzen, denn dadurch können Sie sicher sein, dass Ihre Steuererklärung revisionssicher ist und legale Möglichkeiten der Steueroptimierung ausgeschöpft werden. Unser Steuerberater wird Ihnen genau erklären, welche Pauschbeträge für Sachentnahmen in Betrieben gelten, die Lebensmittel oder zubereitete Gerichte verkaufen. Wenn Sie eine Bäckerei besitzen, können beispielsweise pro Person jährlich 1.615 Euro als Privatentnahme für Erzeugnisse angesetzt werden. Dieser Wert gilt ohne Umsatzsteuer und wird in die Beträge 1.211 Euro (7 Prozent ermäßigter Steuersatz) und 404 Euro (19 Prozent voller Steuersatz) gesplittet.

Eine strikte Kontentrennung erleichtert die Buchung von Privatentnahmen. Wird einmal monatlich ein Betrag vom Geschäfts- auf Ihr Privatkonto (im Sinne eines Gehalts) transferiert, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

1. Privatkosten sind perfekt kontrollierbar
2. Betriebsvermögen wird durch Vermeidung unkontrollierter Privatentnahmen geschont
3. Liquidität des Unternehmens wird gesichert
4. Betriebsbuchführung wird vereinfacht
5. Angriffsfläche für Betriebsprüfer wird minimiert

Gerne unterstützen Sie die Experten der HZT Steuerberatungsgesellschaft bei allen Fragen zur Finanzbuchhaltung und Steuererklärung.

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Die E-Mail ist einer der beliebtesten Kommunikationskanäle in Deutschland. Täglich werden Unmengen an Unternehmensdaten und nicht selten auch Firmengeheimnisse auf dem digitalen Postweg verschickt, darunter Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen.

E-Mails bieten gegenüber dem Brief, der per Postweg an den Adressaten verschickt wird, enorme Vorteile. Der Verzicht auf das Ausdrucken spart Ressourcen und auch die physische Versendung und Auslieferung trägt dazu bei, dass klimaschädliche Treibhausgase entstehen. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Konzerne für eine Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern auf dem digitalen Postweg. Es stellt sich jedoch die Frage, wie steuerlich relevante Mails archiviert werden müssen.

Es gibt verschiedene gesetzliche Regelungen, die dazu führen, dass E-Mails archiviert werden müssen. Das deutsche Steuerrecht umfasst wichtige Vorschriften, die für die revisionssichere Archivierung von E-Mails gelten. Von diesen Vorschriften sind nicht nur Unternehmen, sondern auch Freiberufler und Einzelselbstständige betroffen.

Die meisten der Regelungen basieren auf der Abgabenordnung und den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die HZT Steuerberatungsgesellschaft berät Sie hinsichtlich der Vorschriften und aktuellen Neuerungen in diesem Bereich.

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Wenn der Inhalt der E-Mail keinerlei steuerliche Relevanz hat, muss die E-Mail weder archiviert noch für einen Datenzugriff aufbewahrt werden. Es fehlt jedoch eine eindeutige Regelung darüber, welche Inhalte als steuerlich relevant gelten. Als Experten für Unternehmensbesteuerung können wir Ihnen im Zweifelsfall eine Auskunft darüber geben, wann eine Archivierungspflicht vorliegt, und unterstützen Sie außerdem dabei, ein System aufzubauen, um steuerlich relevante E-Mails korrekt zu archivieren.

Die Archivierung steuerlich relevanter E-Mails einschließlich der Anhänge muss folgende Kriterien erfüllen:

• Vollständigkeit
• Laufende Verfügbarkeit
• Manipulationssicherheit
• Maschinelle Lesbarkeit

Es stehen verschiedene Archivierungslösungen zur Verfügung. Sie können eine geeignete Software kaufen oder eine Online-Archivierungslösung wählen und dafür entsprechende Lizenzgebühren bezahlen. Die Archivierungssoftware bietet anwenderfreundliche Funktionen, mit denen die Archivierung problemlos funktioniert und weitgehend automatisiert erfolgt. Wichtig ist generell, dass die Archivierung auf einem separaten Datenträger stattfindet. Außerdem müssen Sie eine getrennte Archivierung von E-Mails, die steuerlich relevant sind, sicherstellen.

Die Dauer der Aufbewahrungsfrist orientiert sich am Inhalt der E-Mail und entspricht den allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen des Steuerrechts. Buchungsbelege und Rechnungen müssen Sie dementsprechend zehn Jahre aufbewahren. Geschäfts- und Handelsbriefe müssen sechs Jahre archiviert werden. Unabhängig davon verlängert sich die Frist, wenn die jeweiligen E-Mails für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist. Darüber, wann diese Festsetzungsfrist endet, informiert Sie der kompetente Berater der HZT Steuerberatungsgesellschaft.   

Es reicht nicht aus, die E-Mails zu archivieren. Sie müssen zusätzlich dafür sorgen, dass im Falle einer Revision die Hard- und Software zur Verfügung stehen, um die E-Mails inklusive der Anhänge zu lesen. Besonders wenn die E-Mails in komprimierter Form archiviert werden, ist auf diese Vorschrift zu achten. Dabei sind die Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten, sodass sichergestellt werden muss, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Mit einem professionellen Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsystem stellen Sie eine korrekte Archivierung sicher.

Welche E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht?

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Die gute Flasche Wein zu Weihnachten oder der edle Kugelschreiber zur Feier der langjährigen Zusammenarbeit. Geschenke und kleine Aufmerksamkeiten hinterlassen bei Ihren Partnern und Kunden immer eine positive Wirkung und erfreuen auch Sie als Schenker, wenn Präsente als Betriebsausgaben abzugsfähig sind.

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Das gilt natürlich auch in der Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern und Kunden. Weil diese Ausgaben der Förderung der Geschäftsbeziehungen und der Kundenbindung dienen, können Sie pro Kunde und Geschäftspartner Geschenke im Wert von 35 Euro jährlich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Aber beachten Sie: Entscheiden Sie sich für ein teureres Geschenk, dürfen Sie die kompletten Kosten nicht als Betriebsausgaben verrechnen. Nutzen Sie die Beratung und Leistungen der HZT Steuerberatungsgesellschaft, um Präsente korrekt zu verbuchen und dabei keine Steuervorteile zu verschenken.

Sie können das Geschenk pauschal mit 30 Prozent versteuern. Zusätzlich dazu müssen der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer bezahlt werden. In diesem Fall ist das Geschenk für den Kunden oder Geschäftspartner steuerfrei. Wenn Sie die Pauschalsteuer nicht übernehmen, muss der Beschenkte auf den Wert des Geschenks gemäß seines persönlichen Steuersatzes Einkommenssteuer bezahlen. Das Geschenk gilt dann als Einnahme. Wenn Sie sich entscheiden, als Schenker die Steuern zu übernehmen, gilt die Steuer ebenfalls als Schenkung und erhöht somit den Wert des Geschenks insgesamt. Achten Sie also unbedingt darauf, dass das Geschenk inklusive der Pauschalsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätsbeitrags den Wert von 35 Euro pro Jahr nicht übersteigt. Ansonsten ist das Geschenk nicht als Betriebsausgabe absetzbar.
Möchten Sie ganz sicher sein, Geschenke für Ihre Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter steuerlich korrekt zu behandeln? Wir helfen Ihnen bei allen Fragen der Besteuerung weiter und sorgen dafür, dass Ihre Firma nicht mehr Steuern zahlt als nötig und Sie Ihre Verpflichtungen gegenüber den Finanzbehörden stets erfüllen.

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Sie können sich grundsätzlich dafür entscheiden, die Geschenke pauschal zu versteuern. Haben Sie sich dafür entschieden, müssen Sie jedoch künftig alle Geschenke pauschal versteuern. Die Höchstgrenze für pauschal versteuerte Geschenke liegt pro Person jährlich bei 10.000 Euro.

Sogenannte Streuartikel, die weniger als 10 Euro kosten (beispielsweise Bleistifte oder USB-Sticks) müssen weder vom Beschenkten noch vom Schenkenden versteuert werden, denn sie gelten nicht als geldwerter Vorteil.
Vereinbaren Sie einen Termin mit der HZT Steuerberatungsgesellschaft, um sicherzugehen, dass Sie bei Geschenken an Kunden, Geschäftspartner und natürlich auch an Ihre Mitarbeiter die maximale Steuerersparnis realisieren und alle Geschenke korrekt verbucht werden. Dann können Sie jeder Steuerprüfung gelassen entgegensehen.

Dann können Sie das Geschenk nicht als Betriebsausgabe verbuchen. Die Ausgabe für das Geschenk wird wie eine private Ausgabe behandelt, stellt also eine Entnahme aus dem Betriebsvermögen dar. Der Gewinn wird nicht um diese Ausgabe reduziert.

Wenn Ihre Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, zählt ausschließlich der Nettowarenwert als Geschenk, ansonsten muss die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Für die Bemessung der Pauschalsteuer gilt dann die Bruttoaufwendung inklusive der Umsatzsteuer.

Geschenke, die Ihr Geschäftspartner ausschließlich im Betrieb verwenden kann, dürfen mehr als 35 Euro kosten. Ein Beispiel für ein derartiges Geschenk ist Software, die nur im Unternehmen eingesetzt werden kann. In diesem Fall entfällt die 35-Euro-Freigrenze.

Generell ist Folgendes zu beachten:

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Sie möchten einem verdienten Mitarbeiter eine Freude zu seinem Firmenjubiläum machen oder Ihre gesamte Belegschaft mit Weihnachtsgeschenken überraschen? Unterhalb gewisser Grenzen bleiben Ausgaben für Präsente oder die Firmenfeier steuer- und sozialversicherungsfrei. Doch was ist, wenn Sie diese Freibeträge überschreiten?

Sachbezüge sind eine beliebte Möglichkeit, die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen. Weil diese Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 Euro monatlich von Einkommenssteuern und Sozialversicherungsbeträgen befreit sind, kommt die Zuwendung ohne Abzüge beim Mitarbeiter an und Sie sparen als Chef ebenfalls die Sozialversicherungsbeiträge. Selbstverständlich können die Sachbezüge als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Wichtig ist jedoch, dass der Wert von 44 Euro pro Mitarbeiter und pro Monat nicht überschritten wird und dass es sich tatsächlich um Sachbezüge und nicht um Geldleistungen handelt. Diese würden als Barlohn normal versteuert werden und es müssten die anteiligen Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Beispiele für Sachbezüge sind Kino- oder Restaurantgutscheine, Tankgutscheine oder Shopping-Cards für Einkaufszentren. Alle Gutscheine und Gutscheinkarten dürfen nur zum Bezug der Sachgüter oder einer Dienstleistung genutzt und nicht in Bargeld umgewandelt werden. Es ist im Einzelfall nicht leicht zu beurteilen, ob die Voraussetzungen für die Befreiung von Steuern und Sozialabgaben erfüllt sind. Informieren Sie sich bei den Experten der HZT Steuerberatungsgesellschaft, sodass Sie stets auf der sicheren Seite sind.

Für diese Geschenke gilt ebenso wie für eine Belohnung aufgrund guter Leistungen die monatliche Grenze von 44 Euro für steuerfreie Sachbezüge. Als Arbeitgeber können Sie diese Freigrenze jeden Monat nutzen, allerdings können nicht genutzte Beträge nicht in den Folgemonat übertragen werden. Sponsern Sie also den Beitrag zum Fitnessstudio, belohnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Kino- oder Fußballkarten oder mit einem Tankgutschein, der bei einer bestimmten Tankstelle eingelöst werden muss. Einzige Bedingung ist, dass der Sachbezug nicht in eine Geldzuwendung umgewandelt werden kann. Unabhängig davon können Sie bei besonderen Anlässen, wie den oben genannten, jedem Mitarbeiter pro Anlass eine Sachzuwendung von bis zu 60 Euro zukommen lassen, ohne dass dafür Steuern oder Sozialabgaben anfallen. Wenn Sie Ihren Angestellten regelmäßig monatlich Sachbezüge für 44 Euro und dreimal jährlich eine Aufmerksamkeit für je 60 Euro gewähren, erhöht sich das Nettogehalt effektiv um 708 Euro.

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Nein, denn diese Anlässe gelten nicht nur für einen bestimmten Mitarbeiter, sondern für die gesamte Belegschaft. Das Finanzgericht Hessen urteilte, dass es sich bei Weihnachts- und Ostergeschenken somit nicht um eine spezielle Aufmerksamkeit handelt. Gleiches gilt für eine Belohnung, die Sie einem Mitarbeiter geben möchten, weil dieser sich durch besonders gute Leistungen ausgezeichnet hat. Gerne informieren wir Sie, ob es sich in einem konkreten Fall um eine Aufmerksamkeit handelt oder nicht.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mit größeren Geschenken eine Freude machen oder Ihre Anerkennung zeigen möchten, sind diese nicht mehr vollständig steuerfrei. Sie können pro Mitarbeiter bis zu 10.000 Euro im Jahr als abzugsfähige Geschenke zukommen lassen und zahlen dafür eine Pauschalsteuer von 30 Prozent. In diesem Fall müssen die Arbeitnehmer für das Geschenk keine Steuern bezahlen. Die Pauschalsteuer kann wiederum als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Klingt das alles kompliziert? Nutzen Sie die kompetente Unterstützung der HZT Steuerberatungsgesellschaft, um den Überblick zu behalten und Steuern zu sparen.

Neben monatlichen Zuwendungen können Sie Ihren Mitarbeitern zu besonderen persönlichen Anlässen Aufmerksamkeiten zukommen lassen. Je Anlass werden 60 Euro steuer- und sozialabgabenfrei akzeptiert.

Welche persönlichen Anlässe rechtfertigen eine Aufmerksamkeit von Seiten des Arbeitgebers?