04.10.2023
Anforderungen an eine Rechnung im Umsatzsteuerrecht
Unternehmen und Freiberufler haben die Möglichkeit, die Vorsteuer betriebsbedingter Aufwendungen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zurückerstatten zu lassen. Dieser Vorsteuerabzug ist jedoch an bestimmte rechtliche und formale Voraussetzungen geknüpft. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (USTAE) wird insbesondere die Wichtigkeit vollständiger Angaben betont. Als Empfänger der Rechnung sind Sie verpflichtet, die Eingangsrechnung dahingehend zu überprüfen.
Die Pflicht zur Rechnungserstellung hängt grundsätzlich nicht von der Steuerpflicht ab. Somit muss auch eine Rechnung erstellt werden, wenn die Umsätze steuerbefreit sind. Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird ebenfalls als Rechnung betrachtet. Auf dem Abrechnungsdokument muss der Begriff „Gutschrift“ verwendet werden.
Nutzt der Leistungserbringer einen Aliasnamen, ist die Identifizierung durch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) oder der Steuernummer ausreichend, um die geforderte eindeutige Identifizierung sicherzustellen.
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Achten Sie auf Vollständigkeit der Pflichtangaben
Um von den Möglichkeit des Vorsteuerabzugs Gebrauch machen zu können, müssen die formalen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllt werden. Bei Nichtvorhandensein der Pflichtangaben ist gemäß § 15 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) kein Abzug der Vorsteuer für diese konkrete Rechnung möglich. Prüfen Sie deshalb jede Eingangsrechnung auf ihre Vollständigkeit. Wenn Sie dabei feststellen, dass Angaben fehlen, sollten Sie bei Ihrem Vertragspartner umgehend eine Korrektur der Rechnung anfordern.
Eine Unterschrift ist übrigens nicht erforderlich, damit die Rechnung alle Anforderungen hinsichtlich der Pflichtangaben erfüllt. Wichtig ist insbesondere eine eindeutige Leistungsbeschreibung. Eine fehlende Leistungsbeschreibung wird als Indiz für eine Scheinlieferung angesehen. Achten Sie auch darauf, dass die Leistung möglichst konkret und nachvollziehbar beschrieben wird. Pauschale Begriffe, die nicht näher spezifiziert werden, reichen nicht aus.
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Wann muss die Rechnungsstellung erfolgen?
Die Rechnung für eine Lieferung oder Leistung ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Diese Vorgabe gilt nicht, wenn es sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson handelt. Doch auch in dieser Hinsicht gibt es eine Ausnahme. Um die Schwarzarbeit zu bekämpfen, wurde 2004 gesetzlich festgelegt, dass für Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, auch dann die Pflicht zur Rechnungserstellung innerhalb von sechs Monaten gilt, wenn es sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson handelt.
Der Zeitpunkt der Leistungserbringung muss nicht mit dem Zeitpunkt der Leistungserstellung übereinstimmen. Wird eine Lieferung versendet, erfolgt die Rechnungstellung am Tag der Versendung, denn der Lieferant hat keinen Einfluss darauf, wann die Ware beim Empfänger eintrifft. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist es erforderlich, dass der Rechnungsempfänger diesem Weg der Rechnungsübermittlung zustimmt. Elektronisch Rechnungen sind Papierrechnungen ansonsten gleichgestellt.