Steuerlich relevante Mails richtig archivieren

Die E-Mail ist einer der beliebtesten Kommunikationskanäle in Deutschland. Täglich werden Unmengen an Unternehmensdaten und nicht selten auch Firmengeheimnisse auf dem digitalen Postweg verschickt, darunter Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen.

E-Mails bieten gegenüber dem Brief, der per Postweg an den Adressaten verschickt wird, enorme Vorteile. Der Verzicht auf das Ausdrucken spart Ressourcen und auch die physische Versendung und Auslieferung trägt dazu bei, dass klimaschädliche Treibhausgase entstehen. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Konzerne für eine Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern auf dem digitalen Postweg. Es stellt sich jedoch die Frage, wie steuerlich relevante Mails archiviert werden müssen.

Auf welchen gesetzlichen Grundlagen basiert die Archivierungspflicht von E-Mails?

Es gibt verschiedene gesetzliche Regelungen, die dazu führen, dass E-Mails archiviert werden müssen. Das deutsche Steuerrecht umfasst wichtige Vorschriften, die für die revisionssichere Archivierung von E-Mails gelten. Von diesen Vorschriften sind nicht nur Unternehmen, sondern auch Freiberufler und Einzelselbstständige betroffen.

Die meisten der Regelungen basieren auf der Abgabenordnung und den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die HZT Steuerberatungsgesellschaft berät Sie hinsichtlich der Vorschriften und aktuellen Neuerungen in diesem Bereich.

Bei welchen E-Mails dürfen Sie auf eine Archivierung verzichten?

Wenn der Inhalt der E-Mail keinerlei steuerliche Relevanz hat, muss die E-Mail weder archiviert noch für einen Datenzugriff aufbewahrt werden. Es fehlt jedoch eine eindeutige Regelung darüber, welche Inhalte als steuerlich relevant gelten. Als Experten für Unternehmensbesteuerung können wir Ihnen im Zweifelsfall eine Auskunft darüber geben, wann eine Archivierungspflicht vorliegt, und unterstützen Sie außerdem dabei, ein System aufzubauen, um steuerlich relevante E-Mails korrekt zu archivieren.

Welche Anforderungen werden an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung gestellt?

Die Archivierung steuerlich relevanter E-Mails einschließlich der Anhänge muss folgende Kriterien erfüllen:

Vollständigkeit
Laufende Verfügbarkeit
Manipulationssicherheit
Maschinelle Lesbarkeit

Wie werden E-Mails rechtssicher archiviert?

Es stehen verschiedene Archivierungslösungen zur Verfügung. Sie können eine geeignete Software kaufen oder eine Online-Archivierungslösung wählen und dafür entsprechende Lizenzgebühren bezahlen. Die Archivierungssoftware bietet anwenderfreundliche Funktionen, mit denen die Archivierung problemlos funktioniert und weitgehend automatisiert erfolgt. Wichtig ist generell, dass die Archivierung auf einem separaten Datenträger stattfindet. Außerdem müssen Sie eine getrennte Archivierung von E-Mails, die steuerlich relevant sind, sicherstellen.

Wie lange müssen die E-Mails archiviert werden?

Die Dauer der Aufbewahrungsfrist orientiert sich am Inhalt der E-Mail und entspricht den allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen des Steuerrechts. Buchungsbelege und Rechnungen müssen Sie dementsprechend zehn Jahre aufbewahren. Geschäfts- und Handelsbriefe müssen sechs Jahre archiviert werden. Unabhängig davon verlängert sich die Frist, wenn die jeweiligen E-Mails für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist. Darüber, wann diese Festsetzungsfrist endet, informiert Sie der kompetente Berater der HZT Steuerberatungsgesellschaft.

Wichtige Regelung für die Hard- und Software

Es reicht nicht aus, die E-Mails zu archivieren. Sie müssen zusätzlich dafür sorgen, dass im Falle einer Revision die Hard- und Software zur Verfügung stehen, um die E-Mails inklusive der Anhänge zu lesen. Besonders wenn die E-Mails in komprimierter Form archiviert werden, ist auf diese Vorschrift zu achten. Dabei sind die Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten, sodass sichergestellt werden muss, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Mit einem professionellen Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsystem stellen Sie eine korrekte Archivierung sicher.

Welche E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht?

Inventare

Lageberichte

Jahresabschlüsse

Buchungsbelege

Sonstige Organisationsunterlagen

Empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe

Kopien gesendeter Geschäfts- und Handelsbriefe

Alle sonstigen für die Besteuerung relevanten Unterlagen

Aufzeichnungen und Bücher (z. B. Kassenbuch, Grundbuch/Journal)

Eröffnungsbilanz sowie alle erklärenden Arbeitsanweisungen