04.10.2023
Steuerliche Anforderungen an elektronische Rechnungen
Heutzutage wird ein Großteil der Unternehmenspost elektronisch versendet, darunter auch geschäftskritische Anhänge wie Rechnungen. Wer E-Rechnungen nutzt, optimiert seine Prozesse und spart damit Kosten sowie Zeit. Gleichzeitig müssen aber auch steuerliche Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt werden.
Elektronische Rechnungen sind laut Steuervereinfachungsgesetz von 2011 grundsätzlich Papierrechnungen gleichgestellt und unterliegen somit den gleichen formalen Anforderungen an eine Vollständigkeit der Pflichtangaben. E-Rechnungen sind strukturierte Datensätze, die bestimmte Vorgaben erfüllen. In der Europäischen Norm EN 16931 ist genau festgelegt, wie der Inhalt und das Format der Datensätze zu gestalten sind. Die Echtheit stellt sicher, dass die Rechnung tatsächlich vom genannten Leistungserbringer erstellt wurde, der im Rechnungsformular genannt wird. Außerdem muss die Rechnung unversehrt sein, d. h. die Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz wurden nicht verändert. Das betrifft beispielsweise den Steuersatz und die Leistungsbezeichnung. Darüber hinaus muss eine Lesbarkeit gewährleistet sein, die es dem Finanzamt ermöglicht, im Rahmen von Betriebs- oder Umsatzsteuersonderprüfungen oder einer Umsatzsteuernachschau die Korrektheit der Angaben zu überprüfen. Um das sicherzustellen, müssen Sie während der Aufbewahrungsfrist die dafür notwendige Hard- und Software zur Verfügung stellen, die eine Lesbarkeit ermöglicht. Papierausdrucke werden nicht als ausreichender Nachweis akzeptiert.
Klingt das alles kompliziert und Sie sind unsicher, ob Ihre elektronischen Rechnungen alle Anforderungen erfüllen? Es gehört zu den umfassenden Leistungen unserer Steuerberatungsgesellschaft, Ihnen bei diesem wichtigen Thema beratend zur Seite zu stehen.
Wie erfolgen Nachweise elektronischer Rechnungen?
Um die oben genannten Kriterien nachweislich zu erfüllen, sollte ein zuverlässiger Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung geschaffen werden. Es ist wichtig, dass dieses betriebliche Kontrollverfahren detailliert beschrieben wird. Außerdem müssen die Handlungsabläufe der Kontrollen nachvollziehbar dokumentiert und die Kontrollen aufgezeichnet werden. Es ist sicherzustellen, dass die sachliche sowie die formelle Richtigkeit gemäß GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) jederzeit überprüfbar ist. Sie sind verpflichtet, alle Rechnungen zehn Jahre zu archivieren. Die Frist beginnt, wenn das Kalenderjahr, in dem die Rechnung erstellt wurde, endet.
Bei der Überprüfung der Rechnungen sind folgende Punkte zu beachten:
- Stimmt die Rechnung mit dem Lieferschein überein?
- Wird die Ware oder Leistung korrekt spezifiziert?
- Ist die Angabe der Menge korrekt?
- Wurden korrekte Kontonummern angegeben?
- Sind die Angaben auf der Rechnung vollständig?