Reisekosten absetzen – was Unternehmen wissen müssen
24.11.2022 | Autor: Natalie Rau (ALMARON GmbH & Co KG)
Bei Dienstreisen entstehen bisweilen einige Kosten wie etwa für Fahrt, Kost und Logis. Unternehmer können diese Reisekosten jedoch als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, weil sie den Gewinn schmälern. Welche Kosten genau absetzbar sind und wie Sie bei der Reisekostenabrechnung richtig vorgehen, erfahren Sie hier.
Bei der Reisekostenabrechnung sind zwar keine Formvorschriften vorgegeben, dennoch ist auf Vollständigkeit der Pflichtangaben zu achten, damit die Abrechnung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt standhält. Da die Reisekostenabrechnung meist von dem betreffenden Mitarbeiter erstellt wird, sollten Sie Ihr Team darüber informieren, welche Angaben in der Abrechnung enthalten sein müssen.
Notwendige Angaben in der Reisekostenabrechnung:
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• Name des Mitarbeiters
• Reiseziel oder Reiseroute
• Zeitraum der Reise
• Reisegrund: Nachweis der betrieblichen Veranlassung
• Kosten und Belege (Unterkunft, Reisenebenkosten)
• Pauschale für Verpflegungsmehraufwand
• Pauschale für Fahrtkosten
• Kürzung für Frühstück oder andere Mahlzeiten, die in Hotelrechnung enthalten sind
• Gesamtbetrag der geltend gemachten Reisekosten
Damit die Reisekostenabrechnung anerkannt wird, sollten Sie sich von Ihrem Mitarbeiter per Unterschrift bestätigen lassen, dass Sie ihm die Reisekosten, die er ausgelegt hat, erstattet haben. Es ist sinnvoll, dem Arbeitnehmer die Rückerstattung zu überweisen, denn damit wird der Nachweis gleichzeitig korrekt dokumentiert. Haben Sie Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung? Wir stehen Ihnen jederzeit für eine ausführliche Beratung zur Verfügung.
Wie werden Reisekosten ausgewiesen?
Reisekosten sind Betriebsausgaben, die den Gewinn des Unternehmens reduzieren und damit die Steuerlast senken. Das Finanzamt überprüft genau, ob Unternehmer tatsächlich aus geschäftlichen Gründen gereist sind oder ob es sich um eine private Reise gehandelt hat. Das Aufheben aller Belege und die Dokumentation der Unterlagen von Geschäftsreisen vermeidet Ärger mit dem Finanzamt. Es ist in jedem Fall wichtig, den betrieblichen Anlass der Reise nachzuweisen.
Unsere Unterstützung erleichtert sowohl die Abrechnung von Reisekosten Ihrer Mitarbeiter als auch von Reisekosten, die Ihnen als Unternehmer entstehen, wenn Sie aus betrieblichen Gründen verreisen. Nutzen Sie den Service, Ihre Reisekostenabrechnung mit einem standardisierten digitalen Formular zu erstellen und sparen Sie damit Zeit und Arbeit – und später vielleicht Ärger mit dem Finanzamt, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Es gehört zu unseren Leistungen, Firmen dabei zu unterstützen, die Buchhaltung revisionssicher zu gestalten!
Welche Kosten werden vom Finanzamt anerkannt?
Bei den Verpflegungskosten gelten Pauschalen, die anstatt der tatsächlich entstandenen Kosten geltend gemacht werden. Sie müssen die Pauschalen für jeden Tag der Geschäftsreise separat abrechnen. Für eintägige auswärtige Tätigkeiten dürfen Sie 14 Euro Verpflegungspauschale ansetzen. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung steigt diese Pauschale auf 28 Euro pro Tag. Für den Anreise- und Abreisetag dürfen jedoch nur 14 Euro berechnet werden.
Folgende Reisekosten werden als gewinnreduzierende Betriebsausgaben anerkannt:
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• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten
Bei den Übernachtungskosten ist erlaubt, die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Die Kosten für die Verpflegung müssen allerdings getrennt abgerechnet werden. Gleiches gilt für Servicepauschalen, denn in beiden Fällen gilt im Gegensatz zu den Übernachtungskosten ein Umsatzsteuersatz von 19 Prozent und nicht der verminderte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Sie können jedoch verschiedene Serviceleistungen zusammenfassen und in einer Servicepauschale abrechnen. Zu derartigen Serviceleistungen zählen beispielsweise Parkgebühren, Kosten für Kommunikation (Telefon, Handy, WLAN), Reinigungsservice, Schuhputzservice oder Transportkosten für die Fahrt zum Bahnhof. Erstellt das Hotel für Unterkunft und Verpflegung ein Gesamtrechnung, muss die Verpflegung herausgerechnet werden. Für ein im Gesamtpreis enthaltenes Frühstück wird der Gesamtpreis um 20 Prozent des Pauschalbetrags für Verpflegung (also um 20 Prozent von 28 Euro = 5,60 Euro) gekürzt. Für Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 Prozent (11,20 Euro).
Für die Fahrt mit dem eigenen Pkw gilt eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro, für die kein Nachweis erforderlich ist. Anders sieht es bei Geschäftsreisen mit einem Dienstwagen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln aus. In diesem Fall müssen die genauen Kosten ermittelt werden. Wie das revisionssicher erfolgt, erläutern wir Ihnen gerne persönlich.
Für die Fahrt mit dem eigenen Pkw gilt eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro, für die kein Nachweis erforderlich ist. Anders sieht es bei Geschäftsreisen mit einem Dienstwagen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln aus. In diesem Fall müssen die genauen Kosten ermittelt werden. Wie das revisionssicher erfolgt, erläutern wir Ihnen gerne persönlich.
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